De vraag komt bijna altijd in dezelfde vorm: wij werken met SnelStart, kan dat ook. Het antwoord is meestal ja, maar wat je er precies mee opschiet verschilt sterk per pakket. Dat verschil zit niet in wat Claude kan, want dat is overal hetzelfde. Het zit in wat jouw boekhoudpakket toelaat.
Dit artikel loopt de vijf pakketten langs die we het vaakst tegenkomen. Werk je met Exact Online of Twinfield, dan staat de complete werkwijze al uitgeschreven in het artikel over factuurverwerking in Exact en Twinfield.
Eén vraag bepaalt bijna alles
Voordat je naar pakketten kijkt: er is één onderscheid dat bepaalt hoeveel werk er echt verdwijnt. Kan het pakket een boeking van buitenaf ontvangen, of moet er een bestand tussen?
Ontvangt het pakket boekingen rechtstreeks, dan gaat de factuur erin met de pdf eraan vast, en hoeft er niemand meer iets te uploaden. Je kijkt alleen nog na.
Moet er een bestand tussen, dan maakt Claude een keurig import-bestand klaar en doorloopt iemand nog de importstap in het pakket zelf. Dat scheelt nog steeds het meeste werk, want het overtikken is weg, maar er blijft een handeling over die je elke keer doet.
Beide zijn prima. Het verschil is of je uitkomt op ongeveer tien minuten per batch of op ongeveer vijftien, en of iemand daarvoor het pakket in moet.
Moneybird
Dit is het pakket waar we zelf op draaien, dus hier spreken we uit dagelijks gebruik. Moneybird neemt boekingen rechtstreeks aan, inclusief de pdf van de factuur als bijlage. Dat is de prettigste variant: er komt geen bestand aan te pas en de bon zit meteen aan de boeking vast, wat later bij een controle scheelt.
Twee dingen om vooraf te weten. Niet alles is van buitenaf te regelen; een deel van de instellingen, zoals het aanmaken van rekeningen, doe je gewoon in het scherm. En Moneybird houdt bij hoeveel er per tijdseenheid binnenkomt, dus een stapel van tweehonderd facturen in één keer erin duwen gaat niet. In de praktijk merk je daar bij normale volumes niets van, maar bij een inhaalslag over een heel kwartaal wel.
SnelStart
SnelStart kan boekingen ontvangen, dus ook hier hoeft er geen bestand tussen. Let op welk abonnement je hebt: koppelen van buitenaf zit niet in elk pakket en je moet soms een stap omhoog. Dat is een vraag van vijf minuten aan SnelStart en het is verstandig om die te stellen vóórdat je begint, want het bepaalt of je op de directe route of op de bestandsroute uitkomt.
AFAS
AFAS is de uitzondering in dit rijtje, en het verschil is organisatorisch en niet technisch. Bij AFAS staat er standaard niets open. Iemand met beheerrechten moet eerst expliciet toestaan dat er van buitenaf gelezen en geschreven mag worden, en welke gegevens dat precies betreft. Werk je met een AFAS-partner, dan loopt dat verzoek via hen.
Reken daarom op een doorlooptijd die niet door ons bepaald wordt. Het bouwwerk zelf is niet ingewikkelder dan bij de andere pakketten, maar het wachten op die openstelling is regelmatig de langste stap van het hele traject. Begin daar dus mee, niet ermee.
Yuki
Yuki is anders van opzet, want het is gebouwd rond het idee dat je accountant de boekhouding doet en jij documenten aanlevert. Dat maakt automatisch boeken hier vaak niet de juiste vraag. Wat wel goed werkt is de aanlevering: documenten uit de mailbox halen, controleren of ze compleet zijn, de dubbele eruit vissen en ze gerubriceerd doorzetten.
Het effect is daardoor anders. Je bespaart niet op boeken, want dat deed je al niet zelf, je bespaart op het verzamelen en op de vragen die je accountant anders achteraf stelt. Voor bedrijven die per maand een stapel doorsturen is dat alsnog het grootste deel van het werk.
e-Boekhouden
e-Boekhouden neemt boekingen rechtstreeks aan en is daarmee vergelijkbaar met Moneybird en SnelStart. Het is een van de eenvoudigere om aan te sluiten. De aandachtspunten zitten hier niet in de koppeling maar in de inrichting: als je grootboekschema in de loop der jaren is volgelopen met rekeningen die op elkaar lijken, dan is dat de plek waar het misgaat, niet in de techniek.
“Het pakket bepaalt niet of het kan. Het bepaalt of er nog iemand een importbestand moet inlezen.”
Wat bij alle vijf hetzelfde blijft
Ongeacht het pakket verandert er een aantal dingen niet, en dat zijn precies de dingen waar mensen zich op verkijken.
Er blijft een controlestap. Bij ons klopt ongeveer 95 procent van de toewijzingen nadat het een week heeft meegedraaid, en in de eerste dagen ongeveer de helft. Reken op één tot twee minuten nakijken per tien facturen. Dat is geen tijdelijk ongemak maar de manier waarop het hoort te werken: wat de boekhouding in gaat, heeft iemand gezien.
Nieuwe leveranciers gaan het vaakst mis. Zolang een leverancier nog niet eerder is voorgekomen, is de kans op een verkeerde grootboekrekening het grootst. Bevestig of corrigeer de eerste paar batches expliciet, dan is dat patroon daarna stabiel.
De winst zit in herhaling, niet in de eerste keer. Een batch van dertig facturen kost handmatig ongeveer vijftig tot zestig minuten. Ingericht is dat acht tot twaalf minuten, waarvan het meeste nakijken. Dat is grofweg tachtig procent minder, maar pas nadat het je leveranciers kent. Voor de eerste zes weken is zestig tot zeventig procent een eerlijker verwachting.
En als jouw pakket er niet bij staat
Staat je pakket hier niet tussen, of biedt je leverancier helemaal niets aan om op aan te sluiten, dan is dat geen eindpunt. In dat geval laten we de computer het scherm bedienen zoals een medewerker dat zou doen: inloggen, doorklikken, invullen, opslaan. Dat is trager en het vraagt meer onderhoud, want een schermwijziging bij de leverancier merk je meteen. Maar het werkt, en het is vaak de enige route bij oudere branchesoftware. Die drie routes staan uitgelegd op onze pagina over systemen koppelen en werk automatiseren.
Waar je zou beginnen
Niet bij het pakket, maar bij de vraag hoeveel het je nu kost. Tel een maand lang hoeveel facturen erdoorheen gaan en hoe lang iemand daarmee bezig is. Kom je onder de vijftig facturen per maand, dan is de winst klein en kun je je aandacht beter ergens anders op richten. Zit je daarboven, en zeker als het er een paar honderd zijn, dan verdient het inrichten zich meestal binnen een kwartaal terug.
Welke onderdelen van je administratie zich hier verder voor lenen en welke je beter met rust laat, staat in ons overzicht van processen die zich laten automatiseren.