Processen automatiseren en systemen koppelen
De meeste bedrijven hebben prima software. Het probleem is dat die pakketten niet met elkaar praten, waardoor iemand elke dag gegevens van het ene scherm naar het andere overtypt. Wij knopen het aan elkaar, ook wanneer je leverancier daar zelf niets voor aanbiedt.
Webshop
order #4471
3 regels · € 1.240
Boekhouding
factuur F-2210
aangemaakt · btw 21%
Wat niet klopt gaat niet stilletjes door, maar stopt en komt bij een mens terecht.
Wat is procesautomatisering?
Procesautomatisering betekent dat terugkerend werk door software wordt gedaan in plaats van door een medewerker. In de praktijk gaat het bijna altijd over hetzelfde: gegevens die nu met de hand van het ene systeem naar het andere gaan.
De vraag is dus zelden of het kan, maar via welke weg. Dat hangt af van wat jouw pakketten toestaan, en daar zit ook het grootste deel van het prijsverschil. Hieronder staan de drie routes, wat elk kost aan werk en onderhoud, en wanneer je er beter niet aan begint.
Wil je eerst weten welk werk zich er überhaupt voor leent, lees dan welke bedrijfsprocessen je kunt automatiseren. Deze pagina gaat over het laten doen.
Welke weg mogelijk is, bepaalt je leverancier
Niet jij, en niet wij. Daarom is dit het eerste wat we uitzoeken: het scheelt in de praktijk een factor tien in werk.
Route 1
De koppeling die je leverancier al aanbiedt
Steeds meer pakketten leveren zelf een koppeling. Dan sluiten we daarop aan en onderhoudt de leverancier de verbinding. Dit is veruit de goedkoopste route en meestal ben je binnen dagen aangesloten.
- Bouwen
- Dagen werk
- Onderhoud
- Bij de leverancier
Route 2
Een brug op een bestaande verbinding
Biedt het pakket geen kant-en-klare koppeling maar wel een manier om er van buitenaf mee te praten, dan bouwen wij de brug ertussen. Meer werk, en het blijft goed te onderhouden.
- Bouwen
- Weken werk
- Onderhoud
- Bij ons of bij jou
Route 3
De computer bedient het scherm
Als er niets is, laten we de computer het pakket bedienen zoals een medewerker dat zou doen: inloggen, doorklikken, invullen. Dat werkt vaak verrassend goed, maar het is gevoeliger voor schermwijzigingen.
- Bouwen
- Weken werk
- Onderhoud
- Vraagt bijhouden
De derde route is waar de meeste partijen afhaken, en juist daar zit vaak de winst: oude branchesoftware biedt zelden een koppeling aan. Hoe die routes technisch werken hebben we uitgeschreven in het overzicht van drie manieren om AI aan je eigen systemen te koppelen.
Vijf plekken waar het bij bijna elk bedrijf misgaat
Herken je er een, dan is dat waarschijnlijk het proces om mee te beginnen. Meestal is het niet het meest vervelende werk, maar wel het werk dat het vaakst terugkomt.
Gegevens tussen pakketten
Een order komt binnen in het ene systeem en moet in het andere. Iemand typt dat over of exporteert een bestand. Veruit de grootste categorie, en meestal de beste plek om te beginnen.
Binnenkomende post en berichten
Facturen uit de mailbox halen, bijlagen uitlezen, aanvragen bij de juiste persoon leggen. Het lezen en sorteren gaat automatisch; de beslissing die erop volgt hoeft dat niet.
Documenten die uit vaste onderdelen bestaan
Offertes, opdrachtbevestigingen, werkbonnen. Het denkwerk zit in de paar keuzes die je maakt, niet in het samenstellen van het document daarna.
Rapportages die elke maand hetzelfde zijn
Cijfers uit meerdere bronnen halen en in een vast overzicht zetten. Weinig glamour, maar vaak een halve dag per maand die niemand mist.
Controles en signalen
Merken dat een order blijft hangen, dat een keuring verloopt of dat twee systemen niet meer gelijk staan. Werk dat mensen vergeten omdat het pas opvalt als het misgaat.
Wat de prijs bepaalt
Niet hoe ingewikkeld je proces klinkt, maar wat je pakketten toelaten en hoeveel uitzonderingen er zijn.
Eén koppeling, route 1
Een paar dagen werk
Beide pakketten bieden een koppeling aan en de gegevens komen redelijk overeen. Dit is de situatie waarin we vaak zeggen dat het goedkoper is dan je dacht.
Eén proces, route 2 of 3
Enkele weken werk
Er moet een brug gebouwd worden of het scherm bediend. Daar komen de uitzonderingen bij: welke gevallen wijken af, en wat moet er dan gebeuren.
De rekensom is simpel. Neem de tijd die het proces nu per week kost, vermenigvuldig met wat een uur bij jullie kost en zet dat af tegen de bouwkosten. Komt daar een terugverdientijd van meer dan een jaar uit, dan is het bijna altijd het verkeerde proces om mee te beginnen. Reken het zelf na met de rekentool waarmee je je besparing uitrekent, dan weet je vooraf of een gesprek zin heeft.
Eén proces af, in plaats van drie half
Zo zie je binnen een maand wat het oplevert, en weet je of de volgende het waard is.
Welke route mogelijk is
Week 1
Eerst achterhalen wat jouw pakketten toestaan, want dat bepaalt de prijs meer dan wat je wilt bereiken. Blijkt route 1 mogelijk, dan is het gesprek daarna kort en goedkoop.
Eerst één proces, van begin tot eind
Week 2 tot 4
Niet drie halve koppelingen maar één die af is. Zo zie je binnen een maand wat het oplevert en weet je of de volgende de moeite waard is.
Meelopen naast het handwerk
Vanaf oplevering
De eerste weken laten we het naast de bestaande manier van werken meelopen en vergelijken we de uitkomsten. Pas als dat klopt, gaat het handwerk eruit.
Bijhouden als er iets verandert
Doorlopend
Pakketten veranderen, en een koppeling moet dan mee. Wij houden dat bij, of we dragen het over aan wie het bij jullie beheert. Wat het ook wordt, we spreken het vooraf af.
Automatisering die je durft te vertrouwen
Het grootste risico is niet dat een koppeling stopt. Het is dat hij doorgaat terwijl er iets niet klopt.
Je blijft zien wat er gebeurt
Elke stap is terug te kijken: wat kwam er binnen, wat is er gedaan, wat kwam eruit. Een koppeling die stilletjes zijn werk doet zonder spoor is precies het soort systeem waar niemand meer op durft te vertrouwen.
Fout gaat luid, niet stil
Als er iets niet klopt, stopt het en krijg je bericht. De ergste automatisering is die welke doorgaat met verkeerde gegevens, want dan ontdek je het pas een maand later in je cijfers.
De laatste klik blijft van jou
Betalingen, definitieve annuleringen en alles wat zonder controle bij een klant landt, bereiden we voor en laten we door een mens afmaken. Dat kost twee seconden en scheelt een categorie problemen.
Wanneer het loont en wanneer niet
Herken je jezelf rechts, dan kost automatiseren je geld in plaats van dat het je iets oplevert. Dan zeggen we dat ook.
Dit loont bijna altijd
- Iemand typt gegevens over van het ene scherm naar het andere
- Het werk komt elke week of elke dag terug
- De stappen liggen grotendeels vast, ook al zijn er uitzonderingen
- Je kunt achteraf zien of het goed is gegaan
Eerst iets anders doen
- Het proces is nu al rommelig en niemand kan uitleggen hoe het gaat
- Elke keer zit er een andere afweging in
- Het gebeurt een paar keer per jaar
- Er is niemand die eigenaar wordt van de koppeling
Goed om te weten
Procesautomatisering betekent dat terugkerend werk door software wordt gedaan in plaats van door een medewerker. In de praktijk gaat het bijna altijd over hetzelfde: gegevens die nu met de hand van het ene systeem naar het andere gaan. De vraag is zelden of het kan, maar via welke weg, en dat hangt af van wat jouw pakketten toestaan.
Welke twee schermen staan bij jullie naast elkaar open?
Noem de twee pakketten en het werk dat er tussenin zit. Wij zoeken uit welke route mogelijk is, wat die ongeveer kost, en of het zich terugverdient. Zo niet, dan zeggen we dat ook.
Verder lezen per onderwerp