Software op maat laten maken, die het werk echt overneemt
Loopt je werk vast op vier losse bestanden, een pakket dat er net niet komt en gegevens die iemand elke dag overtypt? Dan bouwen wij het stuk software dat dat oplost. Wij zijn de bouwer, niet de tussenpersoon, en de software wordt jouw eigendom.
Wat is maatwerksoftware?
Maatwerksoftware is software die speciaal voor jouw organisatie wordt gebouwd, in plaats van een bestaand pakket dat je afneemt en waar je je proces op aanpast. Jij bepaalt wat het doet, hoe het heet en met welke systemen het praat.
Daar staat iets tegenover: je laat het bouwen en je houdt het bij. Daarom is het pas de moeite waard wanneer een standaardpakket er echt niet komt. Hieronder staat hoe je dat verschil zelf beoordeelt, wat het ongeveer kost en hoe een traject verloopt.
Standaardpakket of maatwerk?
Dit is de vraag die je vóór alle andere beantwoordt. Wij beginnen er ook mee, ook wanneer het antwoord ons een opdracht kost.
Neem een pakket
Bestaat er software die het voor tachtig procent doet, dan is de eerlijke vergelijking niet bouwen tegen kopen. Het is bouwen tegen kopen plus je proces een beetje aanpassen. Dat laatste is bijna altijd goedkoper, en je krijgt updates die je zelf niet hoeft te bedenken.
- Er is een pakket dat dicht bij je proces komt
- Je proces is niet wat je onderscheidt van de rest
- Je wilt volgende maand al werken
Laat het bouwen
Maatwerk wordt interessant wanneer die laatste twintig procent je elke week uren kost. Of wanneer je moet praten met systemen die geen enkel pakket ondersteunt. Of wanneer juist dat proces is waarmee je je onderscheidt, en je het dus niet wilt inleveren voor de manier waarop een leverancier het bedacht heeft.
- Het verschil met het pakket kost je structureel tijd
- Er moet gekoppeld worden met iets eigens of ouds
- Het proces zelf is je voorsprong
Vier soorten maatwerksoftware
In de praktijk valt vrijwel elke aanvraag in een van deze vier. Herken je jezelf in de eerste of de derde, dan is het gesprek meestal kort en concreet.
Een intern systeem
De plek waar het werk gebeurt, in plaats van vier losse bestanden en een gedeelde map. Planning, dossiers, voorraad of orders, precies zoals jullie het noemen en doen.
Een portaal voor klanten
Een eigen omgeving waar je klanten hun status zien, documenten ophalen of zelf iets aanvragen. Dat scheelt de telefoontjes waar niemand blij van wordt.
Een koppellaag tussen pakketten
Soms hoef je niets nieuws te bouwen en moeten de systemen die je hebt gewoon met elkaar praten. Dat is een fractie van het werk, en we zeggen het als dat de betere route is.
Een webapplicatie of eigen product
Software die je zelf op de markt brengt, of een gereedschap dat je klanten gebruiken. Dezelfde basis waarop we onze eigen producten bouwen en draaien.
Zit je probleem vooral in gegevens die van het ene scherm naar het andere gaan, dan is bouwen misschien niet eens nodig. Lees dan eerst welke bedrijfsprocessen zich lenen voor automatisering, want een koppeling op wat je al hebt is een fractie van het werk.
Waar het geld heen gaat
De meeste partijen omzeilen deze vraag. Dat is niet helemaal onterecht, want een bedrag zonder scope klopt later niet. Toch kun je er meer over zeggen dan gebruikelijk.
Het aantal schermen waar iemand iets invult
Elk invoerscherm brengt controles, foutmeldingen, rechten en een testronde met zich mee. Tien schermen is grofweg het dubbele werk van vijf, ook al klinkt de functionaliteit vergelijkbaar.
Het aantal systemen dat mee moet doen
Software die op zichzelf staat is overzichtelijk. Hangt er een boekhoudpakket, planning of voorraadsysteem aan, dan gaat een flink deel van de tijd naar die verbindingen.
Wie het gaat gebruiken
Drie collega's die je het kunt uitleggen is iets anders dan honderd mensen of klanten die er zelf mee aan de slag gaan. In dat tweede geval gaat veel tijd naar alles wat iemand verkeerd kan doen.
Wat er gebeurt als het een dag plat ligt
Kan het werk even op papier door, dan hoeft er weinig omheen. Ligt de productie stil, dan komt daar bewaking en uitwijk bij. Die eis bepaalt de prijs vaak meer dan de functionaliteit.
Eén proces overnemen
Enkele duizenden tot ruim tienduizend euro
Een handvol schermen en één koppeling. Denk aan een aanvraag die zichzelf verwerkt, of een overzicht dat gegevens uit twee systemen samenbrengt.
Een systeem voor een afdeling
Enkele tienduizenden euro's
Meerdere rollen, koppelingen met bestaande pakketten, dagelijks gebruik. Dat telt in maanden en niet in weken.
Reken ook op onderhoud. Software die aan andere systemen hangt moet mee veranderen wanneer die systemen veranderen. Reken op een bescheiden bedrag per maand of een paar dagen per jaar, afhankelijk van hoeveel eromheen zit. Wie dat niet inplant, staat na anderhalf jaar voor een vervelende keuze. Een uitgebreidere uitleg staat in ons artikel over wat software op maat laten maken kost.
Klein beginnen, en betaald
Wij knippen een project op en maken de eerste stap klein. Niet omdat we het spannend vinden, maar omdat je pas iets zinnigs over de rest kunt zeggen als er één werkend stuk staat.
Wat moet er anders zijn als het klaar is
Week 1
We beginnen niet bij een functielijst maar bij het werk. Welke handeling kost nu twintig minuten en moet straks twee minuten kosten. Daar kun je achteraf op afrekenen, op een functielijst niet.
- Het proces dat vastloopt, uitgeschreven
- De uitkomst waarop we het beoordelen
- Een eerlijke inschatting, ook als die tegenvalt
- Het antwoord of maatwerk hier wel de route is
Van wie is de software straks?
Een vraag die te weinig gesteld wordt en die je achteraf niet meer kunt rechtzetten. Daarom staat ons antwoord hier en niet in de kleine lettertjes.
De software is van jou
Wat wij voor je bouwen, is jouw eigendom. Dat leggen we vast in de opdracht en niet in een voetnoot achteraf.
Je krijgt de sleutels
De broncode staat op een plek waar jij bij kunt, op jouw eigen account. Ook als je morgen met iemand anders verder wilt.
Je kiest waar het draait
Standaard draaien we in Europa. Wil je het ergens anders of in eigen beheer, dan kan dat, en dan zeggen we vooraf wat dat betekent.
Geen gijzeling
Geen constructie waarin je van ons afhankelijk bent om verder te kunnen. Wij willen dat je blijft omdat het bevalt, niet omdat je niet weg kunt.
Wij bouwen het zelf, en dat merk je pas als er iets misgaat
We bouwen onze eigen producten op dezelfde basis
Wat we voor opdrachtgevers bouwen, bouwen en draaien we ook voor onszelf. Daardoor kennen we het fundament tot op de bodem in plaats van alleen de handleiding.
Je praat met wie het bouwt
Geen accountmanager die het doorgeeft aan een team dat je nooit spreekt. Korte lijnen, en je kunt onderweg bijsturen zonder dat er eerst een wijzigingsverzoek doorheen moet.
We zeggen ook wanneer je het niet moet doen
Bestaat er een pakket dat het beter oplost, dan zeggen we dat. Een project dat er niet had moeten komen, kost ons uiteindelijk meer dan het oplevert.
Wanneer we passen en wanneer niet
Liever vooraf duidelijk dan achteraf teleurgesteld. Herken je jezelf rechts, bel dan gerust een ander.
Wel een goede match
- Er is een proces dat nu vastloopt en dat geld of tijd kost
- Het werk gebeurt nu in bestanden die niemand meer overziet
- Een bestaand pakket komt er net niet, en dat kost je elke week uren
- Je wilt het echt in gebruik hebben, niet onderzoeken of het kan
Beter een ander
- Er bestaat een pakket dat het voor tachtig procent doet
- Het proces ligt nog niet vast en verandert nog elke maand
- Je zoekt de goedkoopste partij en niet de juiste oplossing
- Je hebt al een ontwikkelteam en zoekt alleen extra handen
Goed om te weten
Maatwerksoftware is software die speciaal voor jouw organisatie wordt gebouwd, in plaats van een bestaand pakket dat je afneemt en waar je je proces op aanpast. Je bepaalt zelf wat het doet, hoe het heet en met welke systemen het praat. Daar staat tegenover dat je het laat bouwen en onderhouden, dus het is pas de moeite waard wanneer een standaardpakket er echt niet komt.
Vertel wat er nu vastloopt
Beschrijf in een paar regels wat er moet gebeuren en welke systemen eraan hangen. Je krijgt een orde van grootte terug, de onderdelen die de prijs opdrijven, en een eerlijk antwoord of maatwerk hier de beste route is. Ook als dat nee is.