Zoek op wat maatwerksoftware kost en je krijgt tien pagina's die het antwoord vriendelijk omzeilen. Dat is niet alleen verkooptactiek. Wie een bedrag noemt zonder te weten wat er gebouwd moet worden, noemt een bedrag dat later niet klopt, en daar heeft niemand iets aan.
Toch kun je er meer over zeggen dan gebruikelijk. Hieronder staat waar het geld heen gaat, in welke orde van grootte je moet denken, en hoe je voorkomt dat je tienduizenden euro's uitgeeft voordat je weet of het werkt. Ook als de uitkomst is dat je beter een bestaand pakket kunt kopen.
De vier dingen die de prijs bepalen
Het aantal schermen waar iemand iets invult. Dit is de bruikbaarste vuistregel die we kennen. Elk scherm waar een gebruiker gegevens invoert, brengt validatie, foutmeldingen, rechten en een testronde met zich mee. Tien schermen is grofweg het dubbele werk van vijf, ook al klinkt de functionaliteit vergelijkbaar.
Het aantal systemen dat mee moet doen. Software die op zichzelf staat is overzichtelijk. Zodra er een boekhoudpakket, een planning of een voorraadsysteem aan hangt, gaat een flink deel van de tijd naar die verbindingen. Wat het precies kost hangt af van wat je leverancier aanbiedt, en dat verschilt enorm per pakket.
Wie het gaat gebruiken. Software voor drie collega's die je kunt uitleggen hoe het werkt, is iets anders dan software waar honderd mensen of klanten zelf mee aan de slag gaan. In het tweede geval gaat er veel meer tijd naar het opvangen van alles wat iemand verkeerd kan doen.
Wat er gebeurt als het een dag plat ligt. Kan het werk dan even op papier door, dan hoeft er weinig omheen. Ligt de productie stil of komen er geen bestellingen meer binnen, dan komt daar bewaking, uitwijk en beschikbaarheid bij. Die eis maakt vaak meer uit voor de prijs dan de functionaliteit zelf.
In welke orde van grootte je moet denken
Voor een afgebakend stuk software dat één proces overneemt, met een handvol schermen en één koppeling, praat je in Nederland over een bedrag van enkele duizenden tot ruim tienduizend euro. Denk aan een aanvraagformulier dat zichzelf verwerkt, of een intern overzicht dat gegevens uit twee systemen samenbrengt.
Voor een systeem waar een afdeling dagelijks in werkt, met meerdere gebruikersrollen en koppelingen naar bestaande pakketten, loopt het op naar enkele tienduizenden euro's. Dat is het soort project dat in maanden telt en niet in weken. Welke soorten daaronder vallen, van een intern systeem tot een klantportaal, staat op onze pagina over maatwerksoftware laten maken.
Daarnaast is er iets wat vaak buiten de offerte valt en toch geld kost: onderhoud. Software die aan andere systemen hangt, moet mee veranderen wanneer die systemen veranderen. Reken op een bescheiden bedrag per maand of een paar dagen per jaar, afhankelijk van hoeveel er omheen zit. Wie dat niet inplant, staat na anderhalf jaar voor een vervelende keuze.
“De duurste maatwerksoftware is de software die precies is gebouwd zoals gevraagd, en waar daarna niemand mee blijkt te werken.”
Wanneer maatwerk het verkeerde antwoord is
Als er een pakket bestaat dat het voor tachtig procent doet. Dan is de eerlijke vergelijking niet bouwen tegen kopen, maar bouwen tegen kopen plus je proces een beetje aanpassen. Dat laatste is bijna altijd goedkoper en je krijgt er updates bij die je zelf niet hoeft te bedenken.
Als het proces nog niet vastligt. Software vastleggen wat je nog aan het uitvinden bent, betekent dat je twee keer betaalt: één keer voor de eerste versie en één keer voor het aanpassen zodra je erachter komt hoe het echt moet.
Als het argument is dat jullie uniek zijn. Dat is soms waar, maar vaker is het gewoontegedrag dat toevallig zo gegroeid is. Het is de moeite waard om eerst te toetsen of dat unieke stuk echt waarde oplevert of alleen maar historie is.
Als niemand intern eigenaar is. Een project zonder iemand die knopen doorhakt, wordt een project waarin elke vraag een week blijft liggen. Dat merk je terug in de doorlooptijd en dus in de rekening.
Hoe je het risico klein houdt
Wij knippen een project daarom bijna altijd op, en de eerste stap is klein en betaald. Niet omdat we het spannend vinden, maar omdat je pas iets zinnigs over de rest kunt zeggen als er één werkend stuk staat. Wat er in die eerste fase gebeurt, bepaalt of het verstandig is om door te gaan.
- Leg vast wat er anders moet zijn als het klaar is
Niet welke functies erin moeten, maar wat er in het werk zichtbaar verandert. Bijvoorbeeld: deze handeling kost nu twintig minuten en straks twee. Daar kun je achteraf op afrekenen, op een functielijst niet.
- Laat eerst het moeilijkste stuk bouwen
Meestal is dat de koppeling met een bestaand systeem. Blijkt daar iets niet te kunnen, dan wil je dat in week twee weten en niet in maand vijf, als het geld al grotendeels op is.
Vraag expliciet welk onderdeel het onzekerst is. Een partij die zegt dat alles even makkelijk is, heeft er niet goed naar gekeken.
- Zet een echte gebruiker erop voordat het af is
Iemand die het werk dagelijks doet, ziet binnen tien minuten wat er niet klopt. Dat is het goedkoopste moment om erachter te komen.
- Spreek af wie eigenaar is van de code
Leg vast dat jij de broncode krijgt en waar hij draait. Zonder die afspraak kun je later niet zonder de bouwer verder, en dat is een positie die je niet wilt.
- Reken op de eerste weken na oplevering
Als mensen er echt mee gaan werken, komen de gevallen boven die niemand had bedacht. Plan daar tijd en budget voor in, anders wordt de eerste hobbel de reden dat het pakket weer in de la gaat.
Wat een goed gesprek hierover oplevert
Een bruikbaar eerste gesprek eindigt met drie dingen: een orde van grootte, de onderdelen die de prijs opdrijven, en een eerlijk antwoord op de vraag of maatwerk hier überhaupt de beste route is. Wij zeggen die laatste vraag ook gewoon met nee wanneer dat het antwoord is, want een project dat niet had gemoeten kost ons uiteindelijk meer dan het oplevert.
Loopt het bij jullie vooral vast op werk dat handmatig van het ene systeem naar het andere gaat, dan is bouwen misschien niet eens nodig. Vaak is dat op te lossen met een koppeling op de systemen die je al hebt, en dat is een fractie van het werk.